Renkantis verslo valdymo sistemą gana greitai atsiranda vienas paprastas skirstymas: vietiniai sprendimai ir tarptautinės platformos, kurias Lietuvoje diegia partneriai. Abu variantai gali būti geri, todėl klausimas „kuri sistema geresnė“ mažai padeda. Naudingiau žiūrėti, kuri geriau atitinka konkrečios įmonės procesus šiandien ir tai, kur įmonė planuoja būti po kelių metų.
Ką sužinosite?
- Kuriose situacijose vietinis tiekėjas turi aiškų praktinį pranašumą
- Kada tarptautinė platforma gali būti logiškesnis pasirinkimas
- Kodėl vien licencijos kainos palyginimas dažnai klaidina
- Kokius klausimus verta užduoti dar prieš demonstraciją
Kur vietinis tiekėjas dažniausiai turi pranašumą
Pirmiausia - vietiniai teisės aktai ir jų pokyčiai. Lietuvos apskaitos ir personalo procesus veikia ne tik įstatymai, bet ir VMI, „Sodros“, i.SAF ar i.MAS reikalavimai. Tarptautinėse platformose tokie pakeitimai dažnai sprendžiami per lokalizaciją ir vietinį partnerį. Vietiniam tiekėjui tai yra kasdienė produkto dalis, nes tie patys pokyčiai vienu metu aktualūs beveik visiems klientams.
Pavyzdžiui, Labbis teisės aktų pakeitimus į savo apskaitos, personalo ir dokumentų valdymo sprendimus įtraukia kaip standartinio produkto vystymo dalį. Įmonei tai reiškia mažiau atskiro derinimo dėl kiekvieno pasikeitimo ir aiškesnę atsakomybę, kas turi būti atnaujinta.
Antras dalykas - palaikymas. Kai mėnesio pabaigoje buhalteris negali užbaigti darbo, svarbu ne vien turėti pagalbos centrą, bet ir greitai pasiekti žmogų, kuris supranta vietinę terminologiją ir konkrečią situaciją. Vietinio tiekėjo pranašumas čia paprastas: trumpesnė komunikacijos grandinė ir mažiau tarpininkų.
Trečias aspektas - diegimo apimtis. Tarptautinė platforma paprastai sukurta labai įvairiems scenarijams, todėl dalį funkcijų tenka pritaikyti konkrečiai įmonei. Vietinis sprendimas dažnai jau būna arčiau tipinių Lietuvos įmonės procesų, todėl standartinį apskaitos ar personalo modulį galima paleisti greičiau. Žinoma, sudėtingoje organizacijoje diegimo trukmę vis tiek lemia procesų kiekis, integracijos ir duomenų kokybė, o ne vien produkto kilmė.
Ketvirtas dalykas - kainos aiškumas. Vietinio tiekėjo pasiūlyme dažniausiai lengviau suprasti, kiek kainuoja pats sprendimas, diegimas ir palaikymas. Tarptautinės platformos pasiūlyme gali atsirasti papildomų lokalizacijos, partnerio darbo ar integracijų eilučių. Tai nereiškia, kad tarptautinis sprendimas visada brangesnis, bet galutinę kainą verta vertinti ne pagal vieną licencijos skaičių.
Kada tarptautinė platforma gali būti geresnis pasirinkimas
Yra situacijų, kuriose tarptautinio sprendimo privalumai tampa svarbesni už vietinio tiekėjo artumą. Viena jų - veikla keliose šalyse. Jei įmonė turi padalinius Latvijoje, Lenkijoje ar Vokietijoje, jai gali reikėti vienos sistemos kelioms apskaitos jurisdikcijoms, grupės ataskaitoms ir vienodiems procesams.
Antra situacija - tarptautinės grupės standartas. Jei Lietuvos įmonė priklauso grupei, kurioje ERP jau pasirinkta centriniu lygiu, dažniausiai nėra prasmės kurti atskiro vietinio sprendimo. Tuomet svarbiausias klausimas tampa lokalizacija ir integracija su Lietuvos apskaita bei kitais vietiniais procesais.
Trečia situacija - labai specifinė pramonė. Farmacijos gamyba, aviacijos priežiūra ar sudėtinga tarptautinė logistika gali turėti tokius procesus ir reikalavimus, kuriems didžiosios tarptautinės platformos jau turi išvystytus specializuotus modulius. Tokiais atvejais logiška naudoti tarptautinę sistemą pagrindiniam procesui, o vietines funkcijas spręsti per integracijas.
Kainą verta lyginti ne pagal mėnesio licenciją
Dažniausia klaida - pasižiūrėti tik licencijos ar prenumeratos kainą. Realesnis palyginimas yra trejų metų bendra kaina: licencijos, diegimas, lokalizacija, mokymai, palaikymas, teisės aktų atnaujinimai ir integracijos su tuo, ką įmonė jau naudoja.
Taip pat verta iš anksto pasitikrinti, kaip keisis kaina augant naudotojų skaičiui, įtraukiant naujus modulius ar atsiradus papildomai įmonei grupėje. Dvi sistemos, kurios starto dieną kainuoja panašiai, po trejų metų gali turėti labai skirtingą bendrą kainą.
Dar viena dažna klaida - lyginti tik sistemas, bet ne diegimo komandas. Net ir geras produktas su silpnu diegimu gali tapti ilgu ir brangiu projektu. Todėl prieš priimant sprendimą verta suprasti, kas analizuos procesus, kas migruos duomenis ir kas priims sprendimus projekto metu.
Kaip atrodo nuoseklus diegimo procesas nuo poreikių analizės iki paleidimo, aprašyta verslo valdymo sistemos diegimo apžvalgoje. Tokį procesą verta suprasti dar prieš klausiant tiekėjo, kiek truks projektas, nes diegimo greitis priklauso ne vien nuo tiekėjo.
Penki klausimai, kuriuos verta užduoti prieš renkantis
- Kas ir per kiek laiko sistemoje įgyvendina Darbo kodekso, VMI ar kitus vietinius pakeitimus ir ar tai įskaičiuota į kainą?
- Kam kreipsimės, kai problema iškils darbo dienos pabaigoje, ir kokia kalba gausime pagalbą?
- Kiek panašaus dydžio ir veiklos Lietuvos įmonių šį sprendimą jau naudoja?
- Kokia bus trejų metų bendra kaina, įskaitant diegimą, palaikymą, lokalizaciją ir integracijas?
- Kas pasikeis, jei po dvejų metų atidarysime padalinį kitoje šalyje?
Paskutinis klausimas ypač naudingas, nes parodo, ar tiekėjas kalba tik apie dabartinį pardavimą, ar supranta ilgesnį įmonės kelią. Vietinis tiekėjas, kuris atvirai pasako, kad tarptautinei plėtrai vėliau gali reikėti integracijos ar kito sprendimo, nebūtinai yra silpnesnis. Lygiai taip pat tarptautinės platformos partneris, kuris pripažįsta, kad mažai įmonei jo sprendimas gali būti per sudėtingas, rodo, kad vertina ne vien sandorį.
Prieš diegiant sistemą verta susitvarkyti pačius procesus
ERP neišsprendžia visko vien savo atsiradimu. Jei įmonėje neaišku, kas tvirtina darbo laiką, kur saugomi dokumentai ar kas atsakingas už duomenis, sistema šiuos neaiškumus tik perkels į skaitmeninę aplinką.
Todėl dalis pasiruošimo prasideda dar prieš diegimą. Praktinis pavyzdys - darbo laiko apskaitos žiniaraštis ir jo pildymo tvarka. Kai procesas aiškiai aprašytas ir žmonės žino savo atsakomybes, jį perkelti į sistemą yra paprasčiau nei bandyti viską išsiaiškinti jau projekto metu.
Lietuviška ar tarptautinė ERP nėra vertybinis pasirinkimas. Svarbiau, kokioje rinkoje įmonė dirba, kiek sudėtingi jos procesai, kokios plėtros planuojama ir kiek svarbus vietinis palaikymas. Geras tiekėjas ne tik parodo funkcijas, bet ir padeda suprasti, kur jo sprendimo ribos. Būtent toks pokalbis dažniausiai duoda daugiau naudos nei vien demonstracija su ilgu funkcijų sąrašu.
