Siekiant kuo didesnio verslo efektyvumo, ne vienas procesas įmonėje yra aprašomas aiškiomis taisyklėmis. Taip tikimasi, kad nuolat darant tuos pačius veiksmus, bus mažiau nukrypimų, pavyks greičiau atlikti užduotis. Panašia idėja vadovaujantis organizacijose vis dažniau diegiamas ir modernus dokumentų valdymas. Šiandien šio sprendimo naudą supranta ne tik didelės, bet ir mažos įmonės.
Dokumentų valdymo sistemos funkcijos
Svarbu pastebėti, kad kiekviena dokumentų valdymo sistema yra individualiai pritaikoma prie įmonės poreikių, tačiau pagrindinė paskirtis išlieka vienoda. DVS įmonėse daugiausia naudojama siekiant paprasčiau organizuoti visą darbą, kuris susijęs su kuriamais ir redaguojamais dokumentais. Į tai gali įeiti ne tik ruošiami projektų aprašymai ir ataskaitos, bet ir eiliniai darbuotojų prašymai, sutartys su klientais.
Pasirinkus sistemą, dokumentai yra saugomi serveryje arba debesyje (priklausomai, kuris sprendimas yra patogesnis). Tai leidžia visiems susijusiems darbuotojams juos greičiau pasiekti, taisyti, net nebūnant darbo vietoje.
Sistemos nauda vadovams
Pastebėti, kuo dokumentų valdymas naudingas darbuotojams, yra nesunku: mažiau laiko sugaištama biurokratijai, lengvai pasiekiami reikalingi dokumentai, galima daugiau laiko skirti pagrindinėms užduotims. Tačiau kuo DVS palengvina darbą organizacijų lyderiams?
Įmonės valdymas susideda iš kelių pagrindinių tikslų siekimo ir jiems skirtų tarpinių užduočių vykdymo. Norint, kad tai būtų atliekama laiku, gaunamas optimalus rezultatas, būtina, kad visi darbuotojai dirbtų kuo efektyviau. Tai reiškia, kad, jei sukuriamos sąlygos greitam reikalingų dokumentų pasiekimui, juos koreguoti galima būnant bet kurioje vietoje, komanda gali sufokusuoti dėmesį tik į užduočių atlikimą ir tikslingą tikslų siekimą.
Vadovams tokia sistema leidžia matyti visą informaciją viename lange, tad sprendimai priimami greičiau. Be to, ir pats sprendimų priėmimo procesas yra objektyvesnis. Tai, kad tik vadovybė turi prieigą prie komunikavimui, diskusijoms ir bendram kalendoriui skirtos erdvės irgi laikoma dideliu privalumu. Naudojantis dokumentų valdymo sistemomis galima sudaryti „karštųjų“ temų sąrašą, talpinti susijusią medžiagą, dalintis idėjomis ir nuomonėmis. Visa informacija prieinama išmaniuosiuose įrenginiuose, o tai pagreitina įvairių dokumentų, pirkimo paraiškų, idėjų ir sutarčių derinimą bei tvirtinimą.
Versle (ir ypač vadovams) darbo tikslai yra ypač svarbūs. Jų kėlimas, sekimas vykdant užduotis padeda pasiekti geresnių rezultatų. DVS nauda šiuo atžvilgiu yra lengvesnis tikslų paskirstymas ir delegavimas, turint ir specialias priemones metinių rezultatų ir pasiektų tikslų įvertinimui bei proceso rezultatų analizei.
Tokia įmonė, kuri nešvaisto laiko ieškodama naujausios dokumentų versijos, visuomet žino, kur rasti reikiamas bylas, tikrai geriau pasirodys ir bus naudingesnė įmonei. O ilgainiui tai paskatins ir pelno augimą.
Ką žinoti prieš diegiant?
Kaip buvo minėta, dokumentų valdymas yra diegiamas atsižvelgiant į įmonės poreikius. Todėl prieš išsirenkant, kuri DVS bus naudojama organizacijoje, verta atsakyti į kelis klausimus:
- Kur norite, kad būtų saugomi dokumentai? Šiuo metu yra keli pasirinkimai: serveryje arba debesyse. Pirmasis variantas yra kiek saugesnis, tačiau debesys puikiai tinka toms įmonėms, kurios nori truputį mažiau investuoti, bet užsitikrinti tokį patį efektyvumą. Serveryje saugomi dokumentai taip pat leis juos pasiekti net dingus internetui.
- Kokių norite funkcijų? Įmonės valdymas susideda iš daugelio nedidelių procesų užtikrinimo, tad dokumentų valdymo sistemą galima pritaikyti būtent prie jų. Pavyzdžiui, jei įmonėje svarbūs pardavimai, galbūt geriau rinktis sistemą, padedančią sudaryti sutartis. Jei svarbiau yra didelis personalas, galbūt geriau rinktis sistemą, padedančią tvarkytis su prašymais.
- Kiek pinigų ketinate skirti? Dokumentų valdymas yra ilgalaikis sprendimas, ir priklausomai nuo pasirinktų paslaugų, jūsų gali laukti ne tik pradinis mokestis, bet ir reguliarūs įnašai kiekvieną mėnesį.
DVS šiomis dienomis vis dažniau giriama dėl galimybės padidinti darbuotojų produktyvumą, padėti organizuoti darbą įmonių vadovams. Tai yra nematomas pagalbininkas, užtikrinantis, kad įmonėje procesai vyks bent truputį sklandžiau. O įdiegus šį sprendimą, ne viena įmonė pastebi, kad ją galima ir praplėsti, kad poreikiai būtų patenkinti dar geriau.
